¿Gastar dinero en una suite ofimática cuando parece que ahora hay muchas alternativas gratis?
Preguntamos a nuestro personal hace algún tiempo, cuando aún usábamos versiones de escritorio de Office. ¿Qué preferís?, ¿nos pasamos a alguna versión de Open Office?, ¿probamos la versión más «pro» de Google Docs, usando su Drive?
La respuesta fue unánime: «—Nos quedamos en Office», y lo hicimos… bueno, hasta cierto punto ya que transcurrido un tiempo migramos a Microsoft Office 365, la versión en «en la nube» que ahora, simplificando su nombre se llama Microsoft 365.
Ya sabemos que todos conocéis Microsoft Office, pues lleva entre nosotros/as desde 1989, es decir, supera ampliamente la barrera de los treinta años, tiempo durante el que han cambiado muchas cosas (¡vaya si no!), pero… ¿sigue siendo la reina de las suites ofimáticas?, ¿o ha perdido su chispa?, ¿sigue siendo la mejor opción para su organización o empresa?
Será en nuestra opinión, pero sí responderemos a estas preguntas este artículo.
Un poco de historia
Muchos rivales cayeron ante office cuando los programas se vendían en CDs y tenían un altísimo coste por licencia individual (>600€) y debían instalarse en el PC para poder funcionar.
Tal vez las que más nostalgia despierten en nosotros sean el mítico Wordperfect –el de antes, no el de ahora, propiedad de Corel-, WordStar o La suite Lotus.
Durante años, reinó si no en solitario, al menos a «años luz» de la competencia la herramienta ofimática de Microsoft.
Pero la competencia volvió reforzada años después, igual cuando ya nadie se esperaba que se le hiciese sombra… y principalmente surgió de la mano de software libre y de la nube. En definitiva, fue internet la que propició que surgiesen alternativas, inicialmente tímidas (por decirlo en positivo), pero hoy en día: indudablemente sólidas.
Así entre decenas de alternativas menores, destacan como competidores OpenOffice / Libre Office por la parte del software libre y Google Docs por parte del software «en la nube».
Hablemos del precio antes de nada
La Office de Microsoft dispone de diferentes versiones, incluso algunas aún tradicionales y a la venta (Microsoft Office 2019 —no es broma—), pero nos centraremos en el servicio Microsoft 365 .
La suscripción más habitual para empresas ronda los 10€ /mes por empleado/a. Esto incluye acceso a las principales aplicaciones (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access, Teams, Sharepoint, Exchange …) y 1 Tb de espacio en la nube (OneDrive).
Por su parte, Libre Office, una excisión de Open Office que supera de largo a la original, hasta el punto de que es la más extendida en el «mundo del software libre», no tiene coste. Es gratis (ya que procede de una comunidad de desarrolladores de código abierto), si bien aceptan donaciones.
Google Drive también es inicialmente gratis, a menos que desees contratar más almacenamiento para tus archivos y asistencia técnica, pasándote a Google One, lo que te costaría también unos 10€ mes, por 2 TB de almacenamiento (hay una opción de 2,99€/200 GB, pero ni la consideramos en los tiempos que corren).
¿Merece la pena por tanto pagar?, y si la merece… ¿pagamos por Microsoft 365 o por Office? Lo iremos desgranando a continuación….
La usabilidad, subjetiva y a la vez la «quid» de la cuestión
Esto puede ser algo muy personal, en función de con qué herramientas te hayas familiarizado desde que entraste en el mundo de la microinformática.
Los usuarios de más de 40 años lo hicimos con Office y tal vez estemos más a gusto en este entorno. Conocemos en Almería, el lugar donde tenemos nuestras oficinas, a muchos usuarios/as de entre 25 y 35 que se sienten mejor con Libre Office, principalmente ya que era el software que se usaba en los centros educativos públicos Andaluces (tenían hasta su propia versión de linux: Guadalinex).
Sin embargo muchos niños/as y jóvenes de menos hasta 25 años se sienten hoy en día mucho más cómodos con Google Docs, sobretodo porque se han introducido en este mundo a través de las pequeñas pantallas de los teléfonos móviles (hasta nos envíen currículums hechos ahí).
Para nosotros, expertos en Consultoría de Empresas, no hay duda que la mejor suite es Microsoft 365 en cuanto a la usabilidad, es decir en que todas las herramientas estén en la posición que esperamos, que los iconos «nos digan algo» y que en general el software se comporte de un modo predecible para nosotros/as.
No solemos encontrarnos cómodos en la interfaz de Libre Office, ni con ribbon activo (la barra de herramientas más se parece, dentro lo que dabe, a la de Office). Es como si nada estuviese en su sitio y costase muchos más encontrarlo todo. En general la interfaz nos parece menos elaborada, más tocas, menos pulida que la de Microsoft.
En cuanto a Google Docs, si bien ha dado grandes pasos, la impresión es que se queda corta de funciones, y poco versátil a la hora de relacionarnos con otras personas ya que todo está siempre «en la nube».
Un punto que nos nos gusta nada de Docs es como se organizan las carpetas en Drive. De acuerdo que puedes montar el sistema como tú quieras, pero tiene cierta tendencia al caos, y al poco que trabajes con cierto nivel de estrés, tendrá un disco virtual sin ningún tipo de estructura, y un sistema para mover los archivos de un sitio a otro que hará sudar.
¿Ofrecen realmente las mismas funciones?
No. Eso los tenemos claro, y la respuesta es sencilla: ¡No!
Microsoft 365 tiene en general muchísimas más funciones que Libre Office, y/o es más fácil llegar a determinado resultado sin tantos pasos (o cunsutar en Google)
Las diferencias tal vez no sean tan nítidas a la hora de dar formato a un texto (negritas, cursivas, espaciados…) pero si por ejemplo a la hora de hacer gráficos realmente representativos, o cualquier función de cierto nivel profesional.
Y los matices son aún más importantes cuando hablamos de Google Docs, que es posiblemente la suite con menos herramientas para los usuarios medios o avanzados, sin duda extrañamente* lastrada por su ancla a elementos web.
*Extrañamente porque Microsoft 365 también es Web y ofrece muchas más funcionalidades.
Seguridad de no perder tus datos y acceso en movilidad
Si lo piensas bien, el «producto» de una empresa como la nuestra es la información. Datos de interés para los negocios de los clientes: informes, gráficos, presentaciones, protocolos, manuales….
Así que tener toda esa información a buen recaudo y no supeditada al buen funcionamiento del disco duro de un PC en concreto en la oficina… es fundamental.
Además, cada vez más precisamos acceder a los datos «en remoto». Si estás en una reunión con un cliente, no puedes decirle «ahora mismo no lo tengo aquí, luego se lo envío por eMail».
A este respecto, de nuevo la mejor opción es la de Microsoft, pues permite trabar con los documentos en local y mantener un copia de ellos en la nube, accesible y editable en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo.
La solución de Google, al ser también 100% en la nube permite tener la seguridad de que tus datos estarán a salvo y tu disposición desde donde tengas un acceso a internet. Además, sí tienen versiones App para iOs y Android al contrario de los PCs/Mac que deben acceder a estas a través del navegador web que usen.
En cuanto a Libre Office, es tal vez la que menos confiable se nos antoja en este parámetro. Por su filosofía, no dispone (ni dispondrá) de un sistema propio de almacenamiento y edición en la nube de los documentos que creamos con ella, y si bien podemos agregarla a través de opciones de terceros (Dropbox, BOX…) ¡eso la coloca al nivel del precio de la solución de Microsoft que ya incorpora todo eso de serie!.
La importancia estratégica de Office para Microsoft
Y no solo debemos ser nosotros los que pensamos que actualmente la de Microsoft es la mejor opción, ya que los movimientos de la compañía de Redmond (EE.UU.) indican que la jugada les está saliendo bien.
De hecho, la empresa que se «alzó a los cielos» gracias a Windows, ha decidido dejar este de lado en cuando a principal fuente de ingresos directos (quedándose en un Windows 10 de ¿infinitas actualizaciones de por vida?) y consiguiendo ganar aún mucho más dinero mediante la venta de suscripciones mensuales a Microsoft 365.
Y es que hay más personas usando en todo el mundo a Microsoft 365 que a cualquier otro servicio de suscripción del tipo que sea (en serio, tiene más usuarios/a que Netflix, HBO, Disney… ¡juntos!)
A modo de conclusión: Usa la que quieras, pero integra.
De todos modos, seguro que hay un producto para cada necesidad y todos tienen cabida en el mercado.
Recomendamos Libre Office para empresas que necesiten poco la ofimática, es decir, que editen textos muy de vez en cuando y requieran de alguna hoja de cálculo ocasional y prácticamente más para llevar el inventario de algo que para realizar operaciones de cálculo con ella.
En cuanto a Google Docs, es nuestra recomendación para empresas que no tengan que enviar información a otras organizaciones (informes, documentos…) y además, con plantillas de recursos humanos muy acostumbradas a usar todo el ecosistema de esta compañía, empezando por el correo, ya que es solo con la integración de todas las herramientas cuando consigue brillar algo.
En general, para cualquier autónomo/a que tenga que trabajar a diario con textos, hojas de cálculo y/o presentaciones, o para cualquier empresa de más de tres personas, pensamos que lo mejor es Microsoft 365 ya que a un precio muy competitivo (desde 4,20€ / mes) es la mejor opción, sobretodo si explota la funciones de trabajo colaborativo a través de OneDrive, Exchange y SharePoint.
… y si no tienes claro que hacen OneDrive, Exchange y SharePoint igual no estás explotando en absoluto Microsoft 365 y podamos echarte un mano amiga.
¿Quieres mejorar tus conocimientos de Microsoft 365?
De hecho, desde hace tiempo, muchos de nuestros clientes nos pedían que les mostrásemos cómo usábamos nosotros Microsoft 365, hasta el punto que este ha sido el germen de uno de nuestros paquetes formativos más exitosos.
Actualmente, formamos en Introducción a Microsoft 365 para aquellas personas con pocos o ningún conocimiento en esta plataforma, o que quieran empezarla desde cero para comprender todo lo que puede ofrecerles.
Para las empresas que necesiten que sus empleados compartan información y se coordinen, la mejor alternativa es nuestro curso de Gestion de documentos con Microsoft Office 365, Sharepoin y Teams.
… y para aquellos usuarios/as medios que quieran dar un salto cualitativo y hacerse «Pro», ofrecemos nuestro curso Productividad y Colaboración con Microsoft 365.
